浙江晶盛机电股份有限公司(下称“晶盛机电”),是国内领先的半导体材料装备和LED衬底材料制造的高新技术企业。晶盛机电在公司“先进”发展战略的推动下,从产品创新、用户体验、及数字化运营等层面逐步加深数字化转型。

当前晶盛机电亟需一套成体系、成规模的文档管理平台,及业务相关部门之间安全、有序的文档共享访问平台,统一整合、汇总非结构化数据并进行处理和利用,从而实现赋能数字化。对于晶盛机电而言,在数字化转型的过程中,首先需要保障数据安全,然后进行数据资产管理,挖掘出其潜在的价值,并通过非结构化数据中台承载数据、展现价值:
1、需要统一的文档管理平台,帮助晶盛机电开展权限管控、跨部门共享协作,降低数据丢失风险,提升业务团队文档协作效率;
2、需要文档管理体系和基础知识库规范,建设更广泛的有序、规范的文档管理体系,在此基础上实现的共享协作、生命周期管理等;
3、打破内容孤岛,打通OA、ERP等系统和线下流程,简化系统内容搜索和预览、内容审计过程,优化工作流程,协调人事、财务等的跨部门、跨系统协作。

通过与爱数合作创新,晶盛机电基于非结构化数据中台,规划了完整覆盖数字资产管理、内容管理和知识管理的知识战略。强调首先从数字化发展的大趋势,构建具有数字化生产力意义的非结构化数据中台,然后以平台为基础,分阶段落地电子文档管理、内容管理和知识运营战略。实现数字化内容的可采、可存、可管、可查、可用的生产力平台,挖掘出企业数据价值,助力业务生产效率、安全合规。


其中,文档管理体系作为公司数字资产的重要支撑,应该是可采、可存、可管、可查、可用的重要底座,是公司数字化运营、知识化运营核心之一,需要全局规划、分期建设、小步快跑精益迭代,构建先进的文档、内容和知识体系。
 

1、提高50%以上文件查找效率

通过前期有效的目录结构梳理及搭建,以及多维度的全文检索,如基于关键字的搜索功能比NAS文件服务器提高了3倍的速度,大大提高了文件的查找效率,节省了人力成本;通过历史文件统一归档到AnyShare,也便于审计查看,避免了文件乱存乱放多版本混乱的问题。

2、提高50%以上文件交互效率

新员工享有职位对应文档权限,无需手动共享(由原本咨询IT处理花费30分钟,现在部门内部审批后赋予权限,只需花费10分钟内);SharedLink一键共享/打开 (由原本将附件添加至邮箱/微信,改为直接共享链接),提高了公司内外部之间的协作效率,同时细颗粒度的权限体系也保证了内容共享的安全。

3、文档误操作,丢失率下降90%

采用文档多副本,回收站双重保险策略保障文档安全。由原本个人电脑损坏后花费数千元找回或无法找回,现在系统出问题后依然可以保证文件存在。员工更换设备后无需花费大量时间迁移数据;同时通过文档多版本管控,员工误删或修改后仍然可以找回文档。当然还有更多的例如水印、外发审批、IP限制等一系列措施保护文档安全。

4、新员工快速了解部门/公司,降低40%培训管理成本

基于数字资产/文档管理的基础上,构建跨部门、公司级的文档知识库,提升同类岗位、同类部门的公共知识、经验知识复用的能力,新员工入职后,可通过部门文档库、知识库快速了解对应的岗位职责,学习工作经验,并有效提升新员工文档访问效率,减少找文档、找人的时间。

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