爱数助力有色金属技术经济研究院搭建云共享平台

现代企业天天都会产生大量的文档，文档作为一种信息资源，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。如何管理这些文档，是企业必须做好的一项基础性工作；怎样高效的利用这些文档，成为企业提升竞争力的关键。

客户背景及环境

有色金属技术经济研究院隶属中国有色金属工业协会，是中国有色金属行业专门从事信息、咨询、标准、计量、质量、发展战略、专利代理、查新检索等业务的行业综合性服务机构，既是"中国有色金属工业信息中心"，又是"中国有色金属工业标准计量质量研究所"。

当前，各部门积累了大量的文档，文档的管理和查找给员工带来了诸多不便，因此，亟需一套专业的文档管理系统。

客户面临的问题和挑战

1. 文档多且分散，安全性存在重大风险：单λ有很多合同文档，这些文档大都分散在个人PC中，并且这些合同文档很可能会因为非人为丢失或人为随意传播，从而给信息中心带来重大损失。

2. 文档访问不便，造成办公效率不高：目前单λ的用户还是通过邮件、OA和QQ实现文档访问，但是随着移动互联网的发展，员工都希望不管是在办公地点、家里，还是出差在外都能够随时访问文档信息，摆脱地点因素对工作效率的约束。

3. 文档的共享协作：当有新员工报道，财务人员都会一一发送报销等资料；薪资邮件保密，因此财务人员一到薪水日都要给员工发送薪资邮件，非常麻烦；另外，单λ给部门的文档共享协作也十分频繁。

爱数解决之道

爱数结合有色金属技术经济研究院的具体情况，提供了爱数的专业文档管理系统——易享云，为其搭建安全、高效、可管理的文档共享协作平台。

解决方案亮点

1. 采用爱数易享云，建立文档数据管理中心，实现文档的集中存储和统一管理；

2. 为员工提供云盘服务，可随时访问部门的资料，以及进行跨部门的共享协作；

3. 根据该组织的组织架构梳理用户体系及文档组织，可灵活配置权限体系以及存储空间，优化文档共享协作效率；

4. 提供细粒度权限访问，通过将财务报销资料归档并配置预览权限即可避免财务人员经常为新员工发送报销文档；通过将所有员工的薪资表归档，并对应员工配置预览权限，来减轻财务人员负担，提升办公效率。