爱数新闻

2018年12月，天津市河西区人民检察院“西检云盘”正式上线。据统计，截至2019年1月，文件存储总量突破40万，日均用户活跃度高达90%！通过“西检云盘”，全院200多名工作人员能够便捷地完成文档的存储、管理、传输、检索、分享、安全管理和追溯等功能，有效提高了检务工作的效率。

检院日常办公终端大都属于涉密专网，属于分级保护范畴，即时通讯、文件服务器被要求下线禁止使用，同时USB口也被封闭。“西检云盘”上线前，涉密专网中的文件只能通过邮件附件传输，这种方式极不方便且对文件大小有限制。此外，检察院大量工作文书以及相关经验知识也没有集中存储和共享的解决方案。

那么，爱数是如何解决这些问题，并实现文档安全合规管理以及运营呢？

▶知识存储融合：云存储管控

爱数文档管理一体机部署在涉密专网中，提供公共文档库和部门文档的存储及查阅服务，实现了检院办公的知识传承及经验的共享，如精品课程，研讨会记录，培训资料等。原有文件服务器由于管理员权限过大、无三权分立、无日志记录、共享协议老旧等问题不符合分保要求，使用爱数文档管理一体机进行替换后，有效解决此类问题。

“西检云盘“还为检院干警提供个人云盘服务，干警可多终端登录云盘，将个人工作中的重要文件存储其中并共享给同事，替代了传统U盘，邮件的传输方式。此外，”西检云盘“为个人文档”保驾护航“，拥有文件备份及历史版本功能，即使遇到勒索病毒或误删除等情况，都可一键恢复！

除了个人工作文件共享外，跨部门之间也可以实现数据共享协作。如不同部门季度或年度考核工作的开展：管理人员可以将考核模板共享给不同部门，并给指定成员配置文件夹内容新建权限。各部门指定成员即可参考模板并完成各自的考核工作。管理人员不必一一查问进度，打开文档库即可查看。

协作还可运用在上级发布指示，政治宣传等相关工作上：大量工作文件不再通过逐一拷贝发放，通过部门共享或指定人员共享，被共享者将收到共享消息直接登录进行查看。以往开会使用纸质文件，由于涉及敏感信息，若销毁不彻底容易泄密。内部只有通过邮件系统发送附件的方式。而现在使用云盘后终于实现了无纸化会议及文件下发。

下面我们就来详细看一下，西检云盘部署后有哪些具体的应用场景呢？

西检云盘拓扑图

问题：对于上级指示、政治宣传等相关工作，常有大量文件需要下发。以往召开内部会议后，会通过USB注意拷贝发放，但内部禁用USB之后，亟须安全有效的文件发布渠道；发布后的文件若有更新变动，无法及时下发，工作部署效率低。

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云盘提供文档共享功能，文档的所有者将文件整理上传之后直接共享给指定对象即可，被共享者将收到共享消息提示。有任何变化，文档所有者可直接对上传的文档进行更新，被共享者能实时访问最新版本。

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问题：监察室、检务保障部、政治处等部门的年度、季度考核及工作报告的归档，办公经验、精品课程的集中存储与共享等，由于文件服务器不合规下线后，急需替代方案。替代方案一方面需具备涉密资质证书，同时要求支持文档库权限下放，由各部门及对应负责人进行管理。

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由管理员登陆后台创建文档库，设置容量及指定文档库所有者。按照部门需求，以部门名称创建文档库下放给各部门自行管理使用。按照全院需求，以知识库名称创建文档库并开放给全院进行共享访问；

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问题：会议分发的纸质文件涉及敏感信息，若销毁不彻底容易泄密。在U盘禁用之后，会前无法及时将文件拷到会议电脑上，影响会议进程。会后相关文件的下发共享不便，内部只有邮件系统可以发送附件，但有大小限制，十分影响工作效率。

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首先为会议专员创建独立账号，会前将文件进行上传。然后会议专员登陆会议电脑，通过会议电脑投影播放。会后，根据需要将文件共享给相关人员即可。

区别于传统的云盘产品，爱数文档云能给客户带来哪些价值呢？

♦ 合法合规：通过国家保密局检测认证，具备涉密资质证书，以及完整的完整的文档防泄密体系；

♦ 干警云盘：提供个人文档的存储、备份、版本管理、便捷共享、协作；

♦ 集中存储：提供部门及公共文档库存储服务，便于文档归档与知识共享；

♦ 文档发布：对于工作的部署、上级指示、政治宣传等文档的快速发布共享；

♦ 文档管理体系：为未来建立完善的文档管理体系提供管理平台。

除此之外，爱数还能够对接现有身份认证系统，实现单点登录，有效提升用户的使用体验。

作为一款针对涉密行业量身打造的电子文档安全管理系统，爱数不仅通过了国家保密局及解放军测评认证证书，还作为亚太区唯一厂商荣获Gartner内容协作平台魔力象限挑战者称号！这也是国际上对我们良好用户体验的一种肯定。